CICLO DE MEJORA CONTINUA EN LA ORGANIZACIÓN

El ciclo de mejora continua, conocido como el Ciclo de Deming o el Ciclo PHVA (PDCA con sus siglas en inglés), es el ciclo más conocido para establecer avances en la mejora de la organización.

El ciclo se encuentra dividido en cuatro partes, las cuales son:

El propósito del ciclo es impulsar el pensamiento de la organización hacia la proactividad, registro de datos, análisis y toma consecuente de decisiones basado en la evidencia objetiva.

Se inicia por la etapa de Planear, donde la organización va a considerar los siguientes aspectos en la planeación:

• Propósito, objetivo o meta del proyecto.
• Etapas o actividades que componen el proyecto. Desde el inicio hasta la etapa final.
• Responsable de etapa o actividad.
• Plazos para cada etapa o actividad.
• Recursos: tiempo, financiero, herramientas, equipos, espacios físicos, plataformas virtuales, software, competencias, cantidad de personal disponible y otros indispensables para el éxito del proyecto.
• Indicadores o entregables, que permitan medir el avance en la implementación del proyecto.
• Riesgos que pueden evitar cumplir con el propósito, objetivo o meta del proyecto; y sus respectivas acciones de prevención y contención.
• Comunicación con las partes interesadas pertinentes.

Es importante, recalcar, que la planeación debe quedar registrada como información documentada, y accesible para el equipo de trabajo, de forma que todos estén alineados con el propósito del proyecto.

Es en la planeación donde se detectan las fallas que va a tener el proyecto, en sus diferentes escenarios. Por eso de la calidad de la información que utilicemos para la planeación, dependerá el desenvolvimiento del proyecto en la ejecución.

En la etapa de Hacer, es donde se pone en ejecución la planeación. Si la ejecución pudiera realizarse al 100% como indica la planeación, sería el escenario ideal para la organización, sin embargo, la realidad es otra, debido a que el entorno en el cual se encuentra la organización es cambiante y en ocasiones no previsibles.

Por lo tanto, la ejecución de lo planeado va a tener variaciones, que deben ser medibles o que sean controlables. De ahí la importancia de los indicadores establecidos en la planeación, para determinar si el proyecto se está desempeñando y dirigiéndose a cumplir con las metas.

La etapa de Verificación se activa, cuando se revisa que lo ejecutado se realizó como se planeó, y ante las diferencias que se hayan presentado, exista una evidencia objetiva que nos permita como organización un análisis.

El análisis de las diferencias detectadas se realiza en la etapa de Actuar, dando lugar al surgimiento de las acciones:

• Mejorar
• Corregir
• Aprender
• Fortalecer

De forma que se pueda iniciar nuevamente el ciclo, con la planeación, y utilizando el nuevo insumo que sale de la etapa de Actuar.

Cada ciclo de mejora continua ofrece oportunidades de mejora no solo enfocados a la organización, mediante sus proyectos, sino que puede ser enfocado como parte de un sistema de gestión, como parte de la estructura de un proceso, o incluso como parte de las actividades críticas de la organización.

Las ventajas de utilizar el ciclo de mejora continua son las siguientes, pero no se limitan a:

• Incrementar la eficacia.
• Reducir costos.
• Optimizar la productividad.
• Ganar cuota de mercado.
• Incrementar la rentabilidad de la organización.
• Fácil aplicación dentro de los procesos.